退職者等の個人情報に関するプライバシーポリシー

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社（以下、「当社」という。）は、入社時及び在職中に退職者等から提供いただいた個人情報、並びに、退職時に提供いただく個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、「番号利用法」という。)」、当社が定める「個人情報保護管理規程」及び「個人番号及び特定個人情報取扱規程」その他の規範を順守し、以下の通り適正に取り扱います。
なお、退職者等とは、役員退任者及び当社と締結済みの雇用契約が終了した全ての者をいいます。

１．　退職者等の個人情報の利用目的について

当社は、以下の目的のために、退職者等から提供を受けた個人情報を保有、利用します。

• 当社から退職者等に対する連絡のため
• 在職中の社内経歴、勤務状況、給与、健康管理等の記録の管理のため
• 賃金、賞与、退職金、企業年金等の管理のため
• 雇用保険、社会保険に関する業務対応のため
• 税・社会保障等、法令にもとづく業務対応のため
• 給与制度、人事制度等制度設計に関する業務および関連する統計資料作成のため

２．　退職者等及びその扶養親族の特定個人情報（個人番号及び個人番号をその内容に含む個人情報）の利用目的について

当社は、以下の目的のために、退職者等から提供を受けた退職者等及びその扶養親族の特定個人情報を、利用目的に必要な範囲において保有、利用します。以下の利用目的の事務を処理する必要がなくなった場合で、関係法令において保存が定められている書類等の保存期間を経過した場合は、速やかに特定個人情報を廃棄または削除します。

• 雇用保険の届出等に関する事務
• 健康保険・厚生年金保険届出等に関する事務
• 国民年金第３号被保険者の届出等に関する事務
• 源泉徴収票の作成、提出等その他源泉徴収に関する事務
• 上記各号に関連する事務

３．　個人情報の共同利用について

当社は、退職者等の個人情報（特定個人情報を除く）を、以下の通りグループ会社間で共同利用することがあります。ただし、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、共同利用することはありません。

(1) GMOインターネットグループ株式会社のグループ会社による共同利用について

個人情報の管理についての責任者	ＧＭＯインターネットグループ株式会社（代表者　代表取締役・グループ会長兼社長執行役員 グループ代表 熊谷 正寿）
共同して利用する者の利用目的	上記１．「退職者等の個人情報の利用目的について」の内容と同様。
利用項目	氏名、従業員番号、組織名、役職名、入社日、業務用メールアドレス、内線番号、顔写真
共同して利用する者の範囲	GMOインターネットグループ株式会社の企業グループを構成する企業（https://www.gmo.jp/company-profile/groupinfo/ に記載の、関連会社・子会社のうち、日本国内に所在するものに限る） ※グループ会社は、将来、新設・統廃合などにより変更される場合があります。最新の状況については https://www.gmo.jp/company-profile/groupinfo/ にてご確認ください。

(2) 当社グループ会社による共同利用について

個人情報の管理についての責任者	ＧＭＯグローバルサイン・ホールディングス株式会社 （代表者 代表取締役 青山 満）
共同して利用する者の利用目的	上記１．「退職者等の個人情報の利用目的について」の内容と同様。
利用項目	・氏名、従業員番号等個別に付与された識別番号、住所、所属、役職、顔が判別可能な写真及び動画等、従業員等本人に関する基本情報・家族の氏名、扶養状況等、従業員等の家族に関する情報 ・退職者等の資格、異動、考課、表彰、懲戒等、人事管理に関する情報 ・給与、賞与、退職手当、企業年金等に関する情報 ・福利厚生サービスの利用状況等、福利厚生に関する情報 ・健康診断結果等、健康に関する情報 ・その他、人事・経営業務管理上取得・保有する情報
共同して利用する者の範囲	GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の企業グループを構成する企業（日本国内に所在するものに限る）

４．　個人情報の第三者への提供について

（1）　当社は、退職者等の個人情報を、本人の同意なしに、業務委託先以外の第三者（４．(3)に定められた場合を除く）に開示、提供することはありません。ただし、法令により開示を求められた場合など正当な理由がある場合はこの限りではありません。

（2）　特定個人情報は、退職者等の同意の有無に関わらず、本ポリシーに定める利用目的の範囲で、業務委託先へ提供する場合及び番号利用法第１９条並びにその他の法令に基づく場合を除き、第三者には提供いたしません。

（3） 当社は、退職者等の個人情報を、以下の場合に第三者に提供することがあります。

1. 人事制度・給与制度設計への利用を目的とした各種サーベイへ参加のため、サーベイを実施するリサーチ会社、コンサルティング会社等へ提供する場合。
   提供する個人情報: 雇用形態、年齢、勤続年数、等級、各種報酬額等（氏名を除いて提供）
2. 当社が取得する法令監査以外の監査や認定取得団体への証跡として提供する場合。
   提供する個人情報: 　３.(2)「当社グループ会社による共同利用について」に定める利用項目と同様。

５．　その他

本プライバシーポリシーに記載のない事項は、当社が公開する「プライバシーポリシー」に準じるものとします。当社プライバシーポリシーの最新版は以下から確認してください。
https://www.gmogshd.com/privacy/

６．　個人情報の開示、訂正・削除、利用目的通知の手続について

退職者等の個人情報に関する開示、訂正・削除、利用目的通知の手続については、以下から確認してください。
https://www.gmogshd.com/legal/method.html

以上

制定日：2025年1月20日